Varför går fastprisjobb med förlust?
Oftast för att timmarna underskattas i kalkylen, för att material och oförutsedda kostnader blir dyrare än beräknat, eller för att ändringar och tillägg utförs utan att faktureras som ÄTA. Det enskilda förlustjobbet syns sällan – mönstret syns först när man jämför kalkyl mot utfall per jobbtyp.
De vanligaste orsakerna
1. Timmarna underskattas
Kalkylprogrammens normtider beskriver hur ett jobb normalt går – men varje företag, varje lag och varje typ av fastighet har sina avvikelser. Det som saknas i kalkylen är ofta inte själva installationen utan allt runt omkring: etablering, väntan på andra yrkesgrupper, okända förutsättningar i äldre fastigheter, resor, hämtning av material, dokumentation och slutbesiktning.
Hur mycket det kostar företaget beror på lönemodellen. Med tidlön är varje extra timme en kostnad. Med ackord följer lönekostnaden i stället det uppmätta arbetet, så extra timmar sänker främst montörernas timförtjänst – men de påverkar fortfarande tidplanen, och för det som görs på tidlön betalar företaget varje timme. Så gör ni efterkalkyl med ackord.
2. Ändringar och tillägg som aldrig faktureras
Kunden ber om något extra på plats, och montören gör det – för att vara hjälpsam eller för att det är enklast. Om det inte dokumenteras som ÄTA när det händer är det svårt att fakturera i efterhand. Arbetet blir en kostnad i ett jobb som hade ett fast pris. Så dokumenterar ni ÄTA.
3. Materialet blir dyrare
Priser som ändras mellan offert och inköp, spill, felbeställningar och material som inte fanns med i kalkylen. Varje post är liten, men på ett helt uppdrag blir det pengar.
4. Priset var för lågt redan från början
I konkurrens om ett jobb pressas priset. Om påslaget inte räcker för att täcka omkostnaderna går jobbet med förlust även om allt går exakt enligt kalkylen.
5. Ingen återkoppling
Utan efterkalkyl får ingen veta vad som hände. Nästa jobb av samma typ kalkyleras likadant – och går likadant.
Så kan det se ut
Påhittade data från efterkalkyldemon.
I demon finns ett påhittat elföretag med 60 uppdrag till fast pris. Där är ett mönster inbyggt: laddstolpar och ombyggnad i äldre fastigheter tar 20–35 procent fler timmar än kalkylerat, medan felsökning och byte av armaturer ligger nära kalkylen. Totalt ser företaget lönsamt ut, men två jobbtyper går med förlust. Med rätt kalkylerade timmar på just de två hade marginalen blivit 8,8 procent i stället för 3,0.
Det är typiskt: problemet sitter sällan överallt, utan i ett par jobbtyper som drar ner resten.
Så hittar ni förlustjobben
- Gör efterkalkyl på varje avslutat uppdrag. Så gör du en efterkalkyl steg för steg.
- Gruppera per jobbtyp. Ett enskilt jobb kan ha haft otur. En hel jobbtyp som drar över har ett kalkylproblem.
- Titta på timmar och material var för sig. De har olika orsaker och olika lösningar.
- För en ÄTA-logg. Då syns hur mycket extraarbete som gjordes – och hur mycket som fakturerades.
Så åtgärdar ni dem
- Justera timmarna i kalkylen för de jobbtyper som drar över, med utgångspunkt i hur jobben faktiskt brukar gå.
- Dokumentera ÄTA direkt på plats – ett foto och ett kort röstmeddelande samma dag räcker som underlag. Ladda ner en ÄTA-logg.
- Följ upp materialet per uppdrag, så att prisökningar och spill syns medan det fortfarande går att göra något åt. Så stämmer ni av grossistfakturor.
- Kontrollera att internkostnaden stämmer. Är den för lågt räknad blir varje kalkyl för låg. Så räknar ni ut den.
- Överväg löpande räkning för jobbtyper där förutsättningarna är för osäkra för ett fast pris.
Vanliga frågor
Är det montörerna som jobbar för långsamt?
Det ska inte vara det första man antar. Om en hel jobbtyp drar över i timmar är det ett tecken på att kalkylen inte stämmer med hur just de jobben brukar gå – oavsett vem som utför dem.
Vad är ÄTA?
ÄTA står för ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten: arbete som ändrar, lägger till eller tar bort något jämfört med det som avtalats. Ändringar och tillägg ska prissättas och faktureras separat från det kalkylerade jobbet.
Ska vi sluta ta fastprisjobb?
Inte nödvändigtvis. Fast pris kan vara lönsamt när kalkylen bygger på hur jobben faktiskt brukar gå. Efterkalkylen visar vilka jobbtyper som fungerar till fast pris och vilka som inte gör det.
Hur snabbt syns resultatet av en justerad kalkyl?
Så snart de första jobben med den nya kalkylen är avslutade och efterkalkylerade. Därför lönar det sig att göra efterkalkylen löpande och inte bara vid årets slut.