Hur stämmer man av grossistfakturor mot rätt projekt?
Märk varje beställning med projekt- eller ordernummer, ta emot fakturorna som e-faktura så att raderna går att läsa maskinellt, och matcha varje fakturarad mot uppdraget – automatiskt där märkningen finns, manuellt för det som återstår. Jämför sedan materialet mot kalkylen och priserna mot ert avtal.
Varför det är svårt
- En faktura kan gälla flera uppdrag. Samlingsfakturor blandar material från olika jobb.
- Märkningen saknas eller är fel. En beställning i telefon eller i butik får inte alltid rätt referens.
- Material tas från eget lager eller bilen. Det syns inte på någon faktura alls.
- Returer och krediteringar kommer senare och ska tillbaka till rätt uppdrag.
Steg för steg
- Märk alla beställningar. Projekt- eller ordernummer i referensfältet, varje gång – i webbshop, telefon och butik.
- Ta emot e-faktura. En e-faktura har raderna som data, inte som en bild. Då går de att läsa och matcha automatiskt.
- Matcha rad för rad. Det som har rätt märkning kopplas direkt. Det som saknar märkning får ett förslag utifrån vem som beställde, när och var.
- Hantera resten samma vecka. Fråga beställaren medan den fortfarande minns. Efter en månad vet ingen.
- Jämför mot kalkylen. Materialavvikelsen per uppdrag är halva efterkalkylen.
- Kontrollera priserna mot ert avtal. Har ni ett prisavtal med grossisten ska fakturorna följa det.
Det här kan automatiseras
- Läsa fakturaraderna och koppla dem till uppdrag via märkningen.
- Föreslå uppdrag för rader som saknar märkning.
- Flagga priser som avviker från ert avtal.
- Summera materialet per uppdrag för efterkalkylen.
Det som inte går att matcha säkert hamnar hos en människa för beslut. Systemet gör jobbet, människan granskar och godkänner.
Vanliga frågor
Vad gör man med material som tas från eget lager?
Registrera uttaget på uppdraget när materialet tas – annars syns kostnaden aldrig i efterkalkylen. Ett kort röstmeddelande från montören räcker som underlag.
Vad är Peppol?
Ett standardiserat nätverk för att skicka e-fakturor mellan företag och organisationer. För offentliga upphandlingar som påbörjats efter den 1 april 2019 ska fakturor till offentlig sektor i Sverige vara elektroniska, och Peppol är standarden för det.
Hur ofta ska man stämma av grossistfakturorna?
Löpande, helst varje vecka. Ju närmare inköpet avstämningen görs, desto lättare är det att reda ut det som inte stämmer.
Vad gör man med samlingsfakturor?
Matcha dem rad för rad i stället för som en helhet. Varje rad kan höra till ett eget uppdrag.